Im Kopf des Gegenübers – Keynote beim Pflegegipfel Rostock
KEYNOTE-REFERENZ · PFLEGEGIPFEL · ROSTOCK
17. September 2026
PROFACOS · Kommunikation und Selbstführung
Eigene Belastungsgrenzen wahrnehmen, Erwartungen klären und ein Nein so formulieren, dass Verantwortung, Beziehung und Arbeitsauftrag sichtbar bleiben.
Wahrnehmen · Klären · Formulieren · Vereinbaren
Einordnung
Im Berufsalltag geht es selten nur um ein einzelnes Nein. Häufig müssen Auftrag, Priorität, Zeit, Zuständigkeit, Sicherheit und Zusammenarbeit gemeinsam geklärt werden. Professionelle Grenzkommunikation verbindet deshalb Selbstwahrnehmung mit konkreten Vereinbarungen.
Für Beschäftigte · Führungskräfte · Teams · Organisationen
01
Grenzen betreffen Ressourcen, Rolle, Verhalten und Sicherheit.
Kapazität
Arbeitsmenge, Frist und verfügbare Ressourcen passen nicht zusammen.
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Rolle
Ein Auftrag liegt außerhalb der vereinbarten Verantwortung oder benötigt eine Entscheidung anderer.
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Kommunikation
Herabsetzung, Druck oder persönliche Angriffe überschreiten einen professionellen Rahmen.
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Sicherheit
Eine Situation erfordert Abstand, Unterstützung, Alarmwege oder andere Schutzmaßnahmen.
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Erreichbarkeit
Verfügbarkeit außerhalb geregelter Arbeits- und Ruhezeiten wird selbstverständlich erwartet.
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Integrität
Eine Anweisung kollidiert mit Qualitätsstandards, Regeln oder nachvollziehbaren Bedenken.
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02
Ein diffuses Unbehagen wird handhabbar, wenn Situation und Wirkung getrennt beschrieben werden.
Vor einer klaren Aussage steht die Frage: Was genau geschieht? Hilfreich sind beobachtbare Angaben zu Aufgabe, Zeitpunkt, Umfang, Verhalten und bereits getroffenen Vereinbarungen.
Danach folgt die eigene Bewertung: Welche Grenze ist berührt – Kapazität, Zuständigkeit, Umgangston, Sicherheit oder fachliche Integrität? Erst diese Unterscheidung macht eine passende Reaktion möglich.
Körpersignale wie Anspannung oder Erschöpfung können ein Anlass zur Prüfung sein. Sie ersetzen jedoch weder eine sachliche Klärung noch eine medizinische oder psychologische Diagnose.
Selbstführung vertiefen
03
Konkret sprechen, statt Rechtfertigungen zu stapeln.
01 · Beobachtung
Aufgabe, Frist oder Verhalten ohne pauschale Zuschreibung beschreiben.
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02 · Grenze
Klar sagen, was unter den aktuellen Bedingungen nicht möglich oder nicht akzeptabel ist.
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03 · Auswirkung
Erklären, welche Qualität, Sicherheit oder andere Priorität betroffen wäre.
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04 · Nächster Schritt
Priorisierung, Unterstützung, Termin, Zuständigkeit oder Gesprächsrahmen konkret klären.
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04
Ablehnen und Lösungsbereitschaft schließen einander nicht aus.
Eine tragfähige Formulierung verbindet Klarheit und Kontext: ‚Bis Freitag kann ich entweder Aufgabe A abschließen oder B zusätzlich übernehmen. Welche Priorität gilt?‘ So wird aus einem pauschalen Nein eine entscheidbare Frage.
Bei respektlosem Verhalten darf die Grenze direkter sein: ‚Ich bespreche das Anliegen gern, aber nicht in diesem Ton. Wir setzen das Gespräch fort, wenn eine sachliche Klärung möglich ist.‘
Entscheidend ist nicht die perfekte Formulierung, sondern dass Aussage, Konsequenz und nächster Schritt zusammenpassen und anschließend eingehalten werden.
Gesprächsführung ansehen
05
Kurze Sätze schaffen unter Druck mehr Orientierung als lange Rechtfertigungen.
Priorität
‚Ich kann das übernehmen, wenn wir festlegen, welche bestehende Aufgabe dafür zurückgestellt wird.‘
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Frist
‚Für eine belastbare Bearbeitung benötige ich bis Mittwoch. Bis Montag ist nur eine vorläufige Fassung möglich.‘
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Ton
‚Ich kläre den Sachverhalt gern. Persönliche Abwertungen akzeptiere ich dabei nicht.‘
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Rolle
‚Diese Entscheidung liegt nicht in meiner Zuständigkeit. Ich hole die verantwortliche Person dazu.‘
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Erreichbarkeit
‚Ich bearbeite das im vereinbarten Zeitfenster. Für Notfälle gilt unser festgelegter Bereitschaftsweg.‘
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Sicherheit
‚Stopp. Halten Sie Abstand. Ich hole Unterstützung.‘
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06
Individuelle Abgrenzung ersetzt keine gute Arbeitsgestaltung.
Die Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin nennt unter anderem hohe Arbeitsintensität, Zeitdruck, häufige Unterbrechungen und unzureichende Handlungsspielräume als relevante psychische Faktoren der Arbeit.
Beschäftigte können Überlastung sichtbar machen und Prioritäten ansprechen. Verantwortung für Arbeitsorganisation, Schutz, Pausen, klare Rollen und realistische Ressourcen bleibt jedoch eine Führungs- und Organisationsaufgabe.
Ein Seminar zum Grenzen setzen darf strukturelle Probleme daher nicht als persönliches Kommunikationsdefizit umdeuten. Sinnvoll ist die Verbindung aus individueller Handlungskompetenz und verbindlichen betrieblichen Klärungswegen.
BAuA: Psychische Faktoren07
Grenzen werden glaubwürdig, wenn Entscheidungen, Schutz und Prioritäten folgen.
Auftrag
Ziel, Qualitätsmaßstab, Umfang und Entscheidungsraum verständlich machen.
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Priorität
Nicht mehrere gleichzeitige Höchstprioritäten an Beschäftigte zurückdelegieren.
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Ressourcen
Zeit, Personal, Wissen und Abhängigkeiten realistisch berücksichtigen.
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Verhalten
Abwertung, Diskriminierung, Belästigung und Gewalt nicht als normalen Konflikt behandeln.
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Eskalation
Ansprechpersonen, Vertretung, Dokumentation und nächste Entscheidung transparent machen.
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Rückmeldung
Sachliche Einwände prüfen und nicht vorschnell als Illoyalität bewerten.
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08
Ein hypothetisches Beispiel – ohne einfache Erfolgszusage.
Eine Fachkraft erhält am Nachmittag einen weiteren Auftrag mit kurzer Frist. Zwei bereits zugesagte Aufgaben sind ebenfalls als dringend markiert. Statt still zuzustimmen oder gereizt abzulehnen, legt sie Umfang und verfügbare Zeit offen.
Sie formuliert: ‚Mit der heutigen Kapazität kann ich eine der drei Aufgaben verlässlich abschließen. Bitte entscheiden Sie, welche Priorität gilt und was verschoben oder anders verteilt wird.‘
Die Führungskraft bleibt für die Priorisierung verantwortlich. Falls keine Entscheidung erfolgt, dokumentiert die Fachkraft die offene Abhängigkeit und nutzt den vereinbarten betrieblichen Eskalationsweg. Das Gespräch garantiert keine konfliktfreie Lösung, schafft aber eine überprüfbare Grundlage.
Kommunikation im Team anfragen09
Wiederholen, dokumentieren und den passenden Schutzweg wählen.
Klarheit
Bei der konkreten Grenze bleiben, statt in immer neue Rechtfertigungen auszuweichen.
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Dokumentation
Auftrag, Priorität, Einwand und nächsten Schritt sachlich dokumentieren.
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Unterstützung
Je nach Organisation Führung, Personalstelle, Interessenvertretung oder Schutzbeauftragte hinzuziehen.
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Eskalation
Bei wiederholten Verstößen den vorgesehenen Beschwerde- oder Eskalationsprozess aktivieren.
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Distanz
Bei aggressivem Verhalten Abstand herstellen und Unterstützung organisieren.
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Notfall
Eigenschutz, organisationsinterne Alarmierung und zuständige Notrufstellen haben Vorrang.
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10
Eine Kommunikationsübung ersetzt weder Schutzkonzept noch Notfallmaßnahme.
Wenn eine Situation bedrohlich wird, stehen Eigenschutz, Distanz, Fluchtweg, Unterstützung und organisationsspezifische Alarmwege vor einer ausführlichen Klärung.
Die Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung nennt selbstsichere Kommunikation und Grenzsetzung als Elemente der Vorbereitung auf Gewaltsituationen. Zugleich braucht es verbindliche betriebliche Handlungsabläufe, keine improvisierte Einzelverantwortung.
PROFACOS-Trainings können Wahrnehmung, Sprache und Handlungsoptionen üben. Sie ersetzen keine Gefährdungsbeurteilung, keine Sicherheitsunterweisung, keine Rechtsberatung und keine therapeutische Behandlung.
DGUV: Sicher in GewaltsituationenKEYNOTE-PRAXIS · ECHTE AUFTRITTE
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Vergangene Woche fand im Hotel am Vitalpark in Heilbad Heiligenstadt erneut eine intensive Ausbildungsrunde von Profacos® statt.
11
Reale Rollen und Situationen statt abstrakter Selbstbehauptung.
Wahrnehmung
Eigene Anspannung, Gesprächsdynamik und situative Veränderungen genauer erfassen.
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Sprache
Beobachtung, Position, Auswirkung und nächsten Schritt verständlich verbinden.
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Haltung
Stimme, Tempo, Distanz und Körpersprache passend zur Botschaft einsetzen.
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Priorität
Zielkonflikte, Ressourcen und Entscheidungsbedarf sachlich sichtbar machen.
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Konflikt
Nachfragen, Widerstand und Druck aufnehmen, ohne die eigene Aussage zu verwässern.
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Transfer
Formulierung, Ansprechpartner und Eskalationsweg für eine reale Arbeitssituation vorbereiten.
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12
Grenzen, Führung und Training kompakt eingeordnet.
FAQ
Nicht grundsätzlich. Ein klares Nein kann Qualität, Sicherheit und realistische Planung ermöglichen.
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FAQ
Im Arbeitskontext hilft meist eine kurze sachliche Einordnung. Endlose Rechtfertigung macht die Aussage selten klarer.
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FAQ
Umfang und Folgen benennen, eine Priorisierungsentscheidung einfordern und Vereinbarungen dokumentieren.
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FAQ
Beschäftigte kommunizieren Beobachtungen; Führung und Organisation bleiben für Arbeitsgestaltung und Schutz zuständig.
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FAQ
Sie kann Klarheit unterstützen, beweist aber weder Absicht noch Durchsetzungsfähigkeit.
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FAQ
Wenn Teams konkrete Situationen, Rollen, Formulierungen und interne Wege gemeinsam trainieren möchten.
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13
Grenzkommunikation mit Führung, Konfliktklärung und Sicherheit verbinden.
Training
Klarheit, Zuhören, Fragen und schwierige Gesprächsmomente praktisch üben.
Training öffnen →
Führung
Prioritäten, Rollen und persönliche Wirkung vertraulich reflektieren.
Coaching öffnen →
Konflikt
Interessen, Dynamik und belastbare Vereinbarungen professionell bearbeiten.
Thema öffnen →
Sicherheit
Grenzen, Distanz und Handlungsoptionen für angespannte Situationen verbinden.
Thema öffnen →
Angebot
Zielgruppe, Anlass und passendes Trainingsformat auswählen.
Seminare öffnen →
Anfrage
Rolle, Zielgruppe und typische Grenzsituationen direkt schildern.
Format anfragen →
IHR NÄCHSTER SCHRITT
Für ein passendes Seminar oder Coaching nennen Sie Zielgruppe, typische Situationen, vorhandene Zuständigkeiten und das gewünschte Verhalten im Arbeitsalltag.
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